Behöver vi verkligen ett intranät?

Behöver vi verkligen ett intranät? 

9 frågor som kan vara värda att ställa för att se om ett intranät skulle hjälpa er verksamhet. 
Vanliga argument mot ett intranät när vi snackar med företag och organisationer är: 

“Vi har redan dokumenthantering, Slack, Microsoft Teams samt Yammer och ett HR-system, varför ska vi addera fler programvaror?” 

“Vi jobbar alla på samma plats, vi kan bara kalla till ett möte”  

“Sharepoint är gratis och typ ett intranät” 

“Vi är ett litet bolag, det finns inga pengar till ett intranät” 

“Intranät, det är ju ingen som använder längre nu när Facebook finns” 

Samtliga är helt ok argument även om var och ett saknar djup men det är viktigt att ta en funderare. För en sak är säker; oavsett vad du väljer är ett intranät en investering, antingen i tid, pengar eller båda två.  

Vinsterna är dock rejäla i ett väloptimerat intranät, ofta långt större än vad vi ser i första skedet av planeringen.  

För att börja titta på om ett intranät är för er och om det finns vinningar att göra, finns det ett par frågor som du kan ställa dig och din organisation: 

2. Kan våra anställda komma åt den information de behöver? När de behöver den? 

I dagens kunskapsekonomi är informationshantering kritisk men trots detta hanterar många organisationer sin information på multipla platser, bärbara hårddiskar, personalens skrivbord eller en filserver/Sharepoint som förvandlats till ett svart hål utom all kontroll, med resultatet att ingen längre vet var någonting finns.   

Att säkerställa att personal har tillgång till rätt information och att den är uppdaterad oavsett vilken enhet de använder är inte en fin funktion, det är en helt avgörande. Det spelar ingen roll om det är arbetsrutiner eller en FAQ på kundens frågeställning, det kan i värsta fall påverka säkerheten, kundupplevelsen och mer därtill.   

Ett centraliserat intranät med integrationer till molnbaserad förvaring av data, som förstärks av ett globalt sök ger personalen allt de behöver. Med responsiv design eller app så är det också fullt tillgängligt på resande fot.  

Vi håller oss med allt större och komplexare digitala arbetsplatser och tack vare en tillåtande kultur på många företag med “välj din egen enhet policy” så är det nästa omöjligt att ens få en överblick. Även om er arbetsplats jobbar med, och tillåter arbete i, e-post, OneDrive, slack, Sharepoint, Skype och MS Teams samt mer därtill, är det inte säkert att ni möter kraven från era medarbetare.  

När en digital arbetsplats utvärderas finns det ofta fyra olika kategorier av behov: Personlig förvaring av filer, dokumenthantering, små/privata gruppkonversationer och information till alla samt produktivitet. Ingen av dessa kategorier har innehåll som löser behovet av ett genomgående kommunikativt verktyg med gemensam digital upplevelse.    

Dagens intranät å andra sidan är utvecklade att täcka luckorna och skapa en bättre digital upplevelse för personalen; genom att skapa en portal och öppning till den digitala arbetsplatsen och sammankoppla med verktygen ges en enhetlig upplevelse där det adderas värdet av att tillhöra en grupp. Intranätet ger dessutom möjlighet att förstärka organisationens värdegrund och identitet.  

4. Förstår och tror vår personal på vår värdegrund och våra mål? 

I dag vill allt fler jobba för något mer än bara lön. Vi söker en mening och ett syfte, vi vill tro på vad vi gör på jobbet. De som gör det visar tecken på högre motivation, högre arbetsmoral och mår bättre på jobbet.  

Era värderingar ska inte bara visas en gång som del i en introduktion när en ny anställning påbörjas, de ska byggas in och vara en del av företagskulturen. 

I detta spelar intranätet en stor roll, speciellt om organisationen har personal på flera olika platser; genom att belysa framgångar, dela kunskap, heja på varandra och visa upp medarbetare som gör bra saker så exponeras värden och kultur till samtliga medarbetare. Detta ger bygger företagskultur och fler vågar dela med sig till varandra.

5. Har vi ett starkt arbetsgivarvarumärke? 

Att finna, rekrytera och behålla talangfulla medarbetare kan vara mödosamt, den genomsnittliga anställningstiden fortsätter minska och allt fler varumärken ställs i rampljuset via recensioner och social media. Arbetsgivarvarumärket har därför fått en egen plats i de flesta kommunikationsplaner.  

 Att skapa och kommunicera ett starkt arbetsgivarvarumärke är inte längre helt och hållet en fråga för era HR personer. Det kommer allt oftare inifrån och ut, från era anställda. Att ha medarbetare som gärna pratar om och med andra om hur det är att arbete hos er gör skillnad på resultatet i nästa rekrytering.  

Ett intranät låter er prata om värderingar, målbilder och syfte. En digital plats där kollegor kan komma i kontakt, samarbeta, dela med sig, fira framgångar, visa och få uppmärksamhet samt nå chefer och ledare. Allt medan de också tar del av vårt arbetsgivarvarumärke. På så sätt ökar sannolikheten att stolthet och värde skapas och kommuniceras ut från era medarbetare.

6. Vet personalen vem chefen är? 

”Vem är chef?” 

Låter som en riktigt dum fråga men det finns en viss risk att många av dina gräsrotsarbetare inte vet vem som är chef och aldrig kommer träffa den heller. Samtidigt är ledarskap listad som en av de absolut viktigaste frågorna när vi pratar om engagemang. Att få lyssna till chefen gör skillnad i vårt engagemang men också hur vi värderar vårt arbete. Det befäster målbilder och kultur, viktiga saker som kan vara svårt för en VD; att komma ut till varje butik, varje montering, varje kontor sker sällan och då måste vi finna andra vägar att tillmötesgå detta. Genom intranätet kan seniora chefer nå hela organisationen; lysande när det skall delges rapporter, befästa mål, avrapportera eller initiera förändringar.  

7. Är vi så produktiva och effektiva som vi önskar? 

Fyller vår personal fortfarande i formulär och papper för hand? Svarar HR och IT avdelningarna ofta på samma frågor flera gånger i veckan? 

“En anställd spenderar ungefär 8 timmar i veckan med att söka efter information. Förbättra det med 5% så har en organisation med 500 anställda sparat 200 arbetstimmar… på en vecka” 

Genom att centralisera och digitalisera era interna arbetsflöden, nyttja SSO (ett lösenord till mycket) och bygga upp FAQ´s kommer ni få tillbaka en hel del av den tid som slösas bort.  

När man centraliserar kunskap och information, när anställda vet var de finner korrekta uppgifter och man kombinerar detta med ett bra personalindex med uppgifter på de anställda så kommer personalen lita på faktan de ser, de kommer kunna hitta information snabbare och de kan direkt ta kontakt med rätt person. Sammantaget innebär detta att fler kan fokusera på rätt saker för sin roll och bli effektivare.  

8. Levererar vi en positiv upplevelse? 

Relationen mellan en nöjd anställd och en nöjd kund känns relativt säker och i en tid där ett par tweets eller ett rätt formulerat Instagram-inlägg kan kosta en verksamhet åtskilliga kronor bör det vara en prioritet att ens personal har möjligheten att leverera exemplarisk kundnöjdhet.  

Generellt upplever en kund en positiv känsla när den anställda är glad och tillmötesgående. Om detta sker beror på en rad olika saker såklart, några har vi pratat om; tillgång till information, kontaktytor till rätt personer eller att förstå verksamhetens mål och syfte.  

Ett intranät kan också bidra med standardiserade processer. Det möjliggör att alla kunder får samma upplevelse över hela kedjan. Intranätet kan vara startplatsen för olika program eller utbildningar för att säkerställa att all personal har samma kompetens. Vilket möjliggör samma bemötande och upplevelse genom hela varumärket.  

9. Kan vi nå och kommunicera med vår personal i en nödsituation? 

En kris, oavsett intern eller extern kan snabbt eskalera i dagens medielandskap. Att säkerställa att personalen är i säkerhet och har den information de behöver är mer än en nödvändighet. Detta är dock processer med stora utmaningar; speciellt för verksamheter som har personal som reser, jobbar i butiker eller vårdinrättningar.   

Ett intranät kan snabbt ställas om till en krishanteringscentral där korrekt information kan skickas ut till berörda parter, man kan räkna in sin personal, koppla samman olika delar av verksamheten och dessutom fungerar intranätet oavsett enhet, plats eller tid.  

Har ni råd att vara utan ett intranät? 

Det är ett längre projekt med stort åtagande att finna leverantör, bygga ett välgrundat case, planera och leverera ett intranät till organisationen som dessutom ska vara relevant över tid. Det är förståeligt att chefer ofta är tveksamma till insatsen men allt som oftast när man väger in för och nackdelar så brukar det sluta i att det är svårt att förstå hur man inte kan ha råd. 

Om du svarar nej på bara en eller två av frågorna ovan så är det högst troligt att ett intranät kommer ge ett positivt resultat och spela en stor roll i er verksamhet och hur den hanteras redan inom ett år. 

Men bäst av allt är kanske att ta ett par samtal med de som verkligen skulle gynnas, dina anställda. Ställ raka frågor om vilka utmaningar de har i sin arbetsdag, låt svaren vara ärliga och ifrågasätt dem inte utan lyssna, du kommer nog få en rad utmaningar levererade som ett välplanerat intranät hjälper till att lösa.