Meta Workplace lägger ner - vad gör jag nu?

1 september 2025 går Meta Workplace in i ett skede av palliativ vård, för att sedan dödförklaras helt fr.o.m 1 juni 2026. Är du en av tiotusentals kommunikationchefer, HR-chefer, CMOs eller Employee Experience Managers som kliar sig i huvudet inför hur man ska göra nu? Nedan följer en komplett guide som vi hoppas kan hjälpa dig.

Skrivet av Jimmy Palmborg
Jimmy har under flera år hjälpt organisationer att optimera sina interna kommunikationslösningar. Med sin erfarenhet har han hjälpt företag att identifiera och övervinna utmaningar i sina nuvarande system, så att de når ut till alla medarbetare på ett engagerande och effektivt sätt.

Sedan 2016 har Metas (dåvarande Facebook) internkommunikationsplattform Workplace varit en populär tjänst, och över 10 000 företag som haft svårigheter att acklimatisera sig till den digitala världen och dess nya kommunikationsvägar har använt Workplace för snabb och enkel kommunikation mellan medarbetarna.  

🙆‍♀️ Fördelarna med Workplace:

• Användarvänligt:
  Tack vare samma gränssnitt som Facebook, vilket passar medarbetare utan stor datorvana.
• Medarbetarnas röst:
  Medarbetarna får en röst som de ofta saknar på traditionella intranät.
• Fokus på sociala funktioner:
  Samarbete och engagemangsbyggande, snarare än tunga, dokumentbaserade intranät som Sharepoint eller Episerver.

🙅‍♀️ Nackdelar med Workplace:

• Ytterligare ett smalt system:
  Organisationen behöver köpa in, drifta och hantera fler smala system, utan möjlighet att helt ersätta ett traditionellt intranät.
• Svårt att hantera beständig information:
  Tjänsten består främst av ett socialt flöde och grupper för löpande kommunikation, vilket gör det svårt att framhäva viktig information som nyheter eller policy-dokument.
• Osmidig:
  Många upplever tjänsten som rörig och svårnavigerad.
  
• Saknar varumärkesbyggande:
  Workplace andas Facebook vilket gör det svårt att bygga intern varumärkesstolthet och känsla genom tjänsten.

🪦 När Meta nu lägger ner sin tjänst står många organisationer inför en stort utmaning – hur ska man upprätthålla engagemanget och kulturbyggandet framöver?

🥱 Traditionella intranät:

• Ofta för breda och bygger på konsultleveranser.
• Ställer höga krav på beställaren att specificera rätt behov.
• Drar upp projektkostnaderna.

💰 Kostnader för Sharepoint-projekt

Att uppskatta kostnaden för ett SharePoint-projekt är ingen enkel uppgift. Med över ett decennium av erfarenhet där vi hjälpt kunder ur havererade SharePoint-projekt, och med lite hjälp från både Google och ChatGPT, har vi gjort vårt bästa för att ge en rättvis uppskattning. Vi förstår om ni är sunt skeptiska till vår opartiskhet, och därför har vi tagit in externa perspektiv för att säkerställa en så objektiv bild som möjligt.

💸 Totalkostnad 

För ett medelstort företag med 200–500 användare kan totalkostnaden för att sätta upp och underhålla ett SharePoint-intranät under det första året ligga mellan $30,000 och $150,000 eller mer. För större företag eller mer komplexa behov kan kostnaden överstiga detta, medan mindre företag med enklare behov kan ha lägre kostnader. 

Kom ihåg att dessa siffror är uppskattningar och att den faktiska kostnaden kan variera beroende på specifika behov, marknadsläge och andra faktorer. 

Återigen – det bästa svaret man kan ge är uppskattningar som i regel tenderar att springa iväg i kostnader snarare än tvärtom.   

🕵️‍♀️ Vad finns det för alternativ som liknar Workplace?  

Meta har redan hänvisat sina användare till sin preferred partner Workvivo som är en liknande tjänst med ett användarvänligt gränssnitt, fokus på kommunikation och medarbetarengagemang samt funktioner för ”shout-outs” och utmärkelser. Workvivo ägs av amerikanska bolaget Zoom, varpå du som jobbar på en nordisk organisation kanske kommer ha svårighet att få prioritet i supportärenden eller komma nära inflytande över plattformens utveckling. 

🔦 Finns det något nordiskt alternativ till Workplace?

Svenskutvecklade Spintr är, utöver det smidiga gränssnittet och funktionerna som finns i Workplace och Workvivo, en blandning av ett engagemangsskapande, modernt och socialt kommunikationsverktyg och ett traditionellt intranät.

Tjänsten används idag av aktörer i hela  Norden och Europa främst, och har stora och framstående varumärken som kunder likt Panduro, XL-Bygg, BRIS, Granit, Actic m.m..

I Spintr kan du göra i princip allt du kan göra i Workplace, men det finns fler möjligheter att sortera, segmentera och målgruppsstyra olika sorters information. Integrationer finns färdiga till bl.a. Sharepoint och Google för att kunna samla samt administrera medarbetare och filer på ett smidigt sätt, och Spintr är även en Hub för andra verktyg som är angränsande till internkommunikation, samarbete och varumärkesbyggande – som t.ex HR-verktyg, LMS, medarbetarundersökningar m.m.

Antingen kan du integrera ett befintligt system i Spintr för att få allt på ett och samma ställe, eller så kan du välja något av våra tillval för att lösa era utmaningar. Det bästa är att lösningen är startklar och vårt rekord är att få en kund från avtalssignering till lansering på 8 arbetsdagar för 750 medarbetare.

För mer information om utmaningarna som brukar vara aktuella när man är ute efter en lösning likt Spintr eller Workplace, ladda ner vår Buyer’s guide. 

📅 Tidsplan för nedstängningen av Workplace:  

• Före 31 aug 2025:
  Workplace fungerar som vanligt och alla funktioner är fullt tillgängliga.
  
• Från 1 sep 2025 till 31 maj 2026:
  Workplace är bara tillgängligt för att läsa och ladda ner befintlig information. Under denna period kan inget ändras eller skapas.
  
• Från och med 1 jun 2026:
  Tillgången till Workplace försvinner och ditt konto raderas.

⬇️ Så här hämtar du din information från Workplace:  

Du kan ladda ner dina egna Workplace-data, inklusive profilinformation, inlägg och meddelanden, fram till den 31 maj 2026.

För att göra detta:  

• Dubbelkolla att din Workplace-administratör har aktiverat funktionen.
• Gå till dina inställningar på Workplace.
• Klicka på "Ladda ner dina data".
• Följ instruktionerna om hur du laddar ner dina data.

🤷‍♂️ Så vad ska jag göra nu? 

Om du behöver mer rådgivning eller vill se hur Spintr skulle kunna hjälpa dig med en överflyttning från Workplace kan du boka en demo med någon av våra rådgivare här. 

Vi har över 15 års erfarenhet av att arbeta med intranät och har sett ett stort inflöde av företag som efterfrågat tips och råd inför vad som väntar dom när Workplace lägger ner under 2025.