Den tysta personalen och kommunikativa utmaningar

Över 70% av befolkningen i arbetsför ålder jobbar inte på kontor.

När vi digitaliserar vår kommunikation och vår verksamhet är sannolikheten hög att dessa medarbetare lämnas utanför. När människor inte får delta känner de sig snart som andra klassens personal och vad innebär det för era affärer?

Att kunna nå  anställda är nödvändigt för en organisations framgång, informerade medarbetare har dessutom större engagemang, förstår vår verksamhet bättre, vårt syfte och våra val är tydligare. Många tror de informerar tillräckligt men amerikanska undersökningar säger att 85% av medarbetare som inte jobbar på kontor får långt ifrån tillräckligt med information.

Anställda utanför kontoret finns överallt; i fabrikerna, monteringen, lagret, butiksgolvet eller som tjänsteutövare. De är blodet i många verksamheter, så hur stor andel har du?? Hur många har du som inte sitter framför en dator och inte är uppkopplade, som inte kan ta emot ett meddelande eller läsa en nyhet?

Låt oss titta på varför det är så förbaskat viktigt att vi håller ALL vår personal informerad?

De kan din verksamhet
Att ha ett finger på pulsen på de som kan din verksamhet bäst är kritiskt för att lösa utmaningar och fortsätta utvecklas, växa som organisation och vem kan din verksamhet bättre än de som står på fältet? Som monterar varor eller levererar tjänster? 

Att ha ett mobilt tankesätt i intranät säkerställer att informationen är nåbar. De snabba kommunikationsvägarna och notiserna möjliggör delaktighet även från fältet.  

Ett intranät i molnet möjliggör också att medarbetare kan ta till sig all information och delta i diskussioner även på avstånd vilket ökar kunskapsöverföring och problemlösning utan att kalla till kostsamma fysiska möten. 

De och du är i riskzonen om de är oinformerade
Om du har medarbetare som inte har tillgång till dator, hur säkerställer du då att de har tillgång till senaste policyn, arbetsbeskrivningen, rutinerna eller återkallelser? Vad kostar den osäkerheten? Var och en av dessa kan kosta ett bolag avsevärda summor när något går fel. 

Med ett intranät som når alla medarbetare kan vi digitalt förse våra medarbetare med gällande dokument och försäkra oss om att inaktuella dokument försvinner. I våra lösningar kan våra kunder ha tvingande sidor där anställda försäkrar att de läst och förstått, en enkel funktion som ger god sömn till de som ansvarar för säkerhet och rutiner. 

Att bygga intranät med mobil tillgång borde vara ett krav då 92 procent av Sveriges befolkning idag har en smart telefon vilket ger stor möjlighet att delta i företagets informationsflöden oavsett yrkesroll. Idag har alla våra kunder responsiva intranät som anpassar sig till mobiler samt fri tillgång till appar för såväl iPhone som Android. Detta minskar mängden medarbetar som saknar tillgång till information markant.  

De levererar kundupplevelser åt dig, de är ditt varumärke personifierat
I en värld där allt mer baseras på kundupplevelser och recensioner finns lite utrymme för misstag, en enda recension kan förändra många affärer, dina kunders upplevelse är alltså nyckeln till 5 stjärnor! Men också till 1 – om dina medarbetare inte är engagerande, levererar otillräckligt eller framstår som okunniga så reflekterar det kundens syn på dig, din verksamhet och ditt varumärke. 

Med ett intranät som innehåller grupper, akutmeddelanden och sociala flöden kan man snabbt nå medarbetare med sakkunskap eller viktiga meddelanden som är nödvändiga i den dagliga verksamheten. Genom att styra på roller eller geografi slipper verksamheter som inte påverkas störas av kommunikationen. 

Om personalen är oengagerad är den ofta dyr
Allt fler studier visar att syftet med jobbet blir allt viktigare för våra anställda, extra märkbart är detta i generation Z och bland millennials, där är det idag den enskilt viktigaste egenskapen i ett jobb, lönen ska vara rättvis men det är inte den avgörande faktorn för en anställning längre. Detta är den första generationen som bytt lön mot syfte, alltså måste vi som arbetsgivare kommunicera detta.  

Så snart du upplever att du inte blir sedd av dina chefer och ledare påbörjas en negativ spiral som ofta slutar i att man inte ser sin egen roll eller betydelse i organisationen. När du inte ser detta blir du snabbt frånkopplad och ointresserad, har svårt att vara engagerad och känna glädje.

På andra sidan myntet finner vi också att oengagerad personal eller medarbetare som inte trivs kostar bolagen åtskilligt varje år, upp mot 34% av årslönen i undersökningar från Gallup. Till detta kommer också kostnaden för att rekrytera och utbilda ersättare. 

Intranätet har en stor roll att spela i ledningens möjlighet att engagera sig i sina medarbetare, såväl i större grupper som i enskilda konstellationer. I ett bra intranät kan information och kunskap individanpassas. 

Du måste nå dem snabbt när det krisar

Ingen vill drabbas av kriser, ingen vill behöva nyttja kriskommunikation men det är något vi måste vara förbereda på och utgången hänger på genomförandet. 

Det finns väldigt många saker som aktiverar en kris men oavsett om det är återkallelse av produkter eller en arbetsplatsolycka som är orsaken är det ytterst nödvändigt att samtliga anställda nås av snabb, korrekt information som tillgodoser behovet av trygghet, säkerhet och vad som är rätt åtgärd härnäst. Då de som inte jobbar framför datorer är de som oftast är svårast att nå är det också oftast här som riskerna är störst, beroende på arbetsplats kan det även vara frågor som är direkt livsavgörande. Som arbetsgivare bör dessa anställda vara er främsta prioritering vid krissituationer. 

Tyvärr möter vi alltför ofta företag och organisationer som inte har planerat eller ens har teknik för att genomföra denna typ av kommunikation på ett tillförlitligt sätt. 

Se till att ha med dig ALLA dina anställda, alltid. 
Detta är fem kritiska anledningar att ha kontakt med dina anställda, ingen av dem är, tack och lov, någon större utmaning. Oftast vet vi, det är självklart, hur viktigt det är att kommunicera med våra medarbetare och att det har en massa fördelar MEN det sker för sällan och för lite.

Att ta dig tiden att förstå dina anställda, deras arbetssituation och hur du når dem bäst med information för att skapa delaktighet kommer spara din verksamhet åtskilligt i långa loppet, även vinna anseende och affärer.