För att spara tid och pengar på användarlicenser och administration av användare väljer ofta butikskedjor att använda butikskonton, eller så kallade ”funktionskonton”, på sitt intranät för den enskilda butiken istället för att tilldela de anställda i butiken ett eget användarkonto. Jag anser att detta är kortsiktigt och ett förlegat sätt att tänka – här förklarar jag varför.
Det sociala intranätet går mer och mer emot att vara en digital arbetsplats. Att delta på och nyttja ett socialt intranät som t ex “Butik 143” eller annan intern benämning i en butikskedja och ställa en fråga gör att det ”sociala” i det sociala intranätet fallerar, då poängen med att vara social är att man interagerar med andra individer. Hur kul är det då att vara ”Butik 143” på en arbetsplats istället för att vara t.ex. ”Anna Andersson”? Användaren, den enskilde individen, hamnar i ett sådant läge utanför gemenskapen under varumärket. Individen blir lätt lite “mindre värd” och betydelsefull än de på HK som har personliga konton.
Om man kan ställa en fråga som en person och få ett svar av en person istället för som butiksnummer så ökar känslan av delaktighet och gemenskap. Jag tror att det är nästintill omöjligt att få igång viljan att hjälpa varandra när man inte vet vem det är man kommunicerar med på andra sidan. Synligheten och bekräftelsen av att hjälpa till spiller inte tillbaka på mig som individ och anställd.
När varje enskild person får sitt eget konto på intranätet kan det även bidra till att personalomsättningen minskar då man känner sig närmare sin arbetsgivare och som en del av större helhet. Detta benämns ofta som employer branding och internmarknadsföring.
Om ett användarkonto distribueras till 10 personer i en butikskedja med 100 butiker kanske inloggningsuppgifterna lätt hamnar på en post-it-lapp vid 100-200 datorer. Vi vet inte vem det är som surfar i Butik 143 vilket bidrar till att den skräddarsydda upplevelsen försämras. Vi vet inte heller om det är någon som slutar på kedjan som fortfarande nyttjar inloggningen.
Ett personligt konto är lätt att inaktivera. Det innebär ett stort värde för individerna att kunna kontakta en enskild person och även se status och kontaktuppgifter till individen.
Om butikens inloggning används i en mobiltelefon och telefonen lämnas till service eller tappas bort, ja då vet vi ännu mindre vem som är inloggad och tar del av mer eller mindre känslig interninformation.
När man inte är personlig på intranätet så kan inte intranätet avisera och servera relevant content i sammanhang där användaren har varit aktiv. Exempel kan vara i diskussioner och artiklar där användaren har kommenterat eller om hen har ställt en fråga i det sociala flödet.
Användarna går miste om den personliga interaktionen om de behöver använda intranätet som “Butik 143” snarare än “Anna Andersson”. Den skräddarsydda helhetsupplevelsen av mitt intranät försämras vilket bidrar till mindre interaktioner och mindre användning. Färre användarkonton = mindre aktivitet på intranätet som helhet. Dessutom förloras möjligheten att rikta information till specifika roller inom butiken, t.ex. ”vitvaruansvarig” eller ”skyltansvarig”.
Om en användare är anonym och använder intranätet på butikens konto så blir det inte heller den enskilde individen som blir den direkt ansvarige för innehåll som postas från kontot. Detta kan eventuellt leda till ökat “skitsnack” då man inte behöver signera med sitt namn, framför allt i sociala flöden och chatt. Sådant kan lätt undvikas med hjälp av personliga konton, då man ”signerar” alla inlägg med sitt personliga varumärke.
Intranätet och den digitala arbetsplatsen blir betydligt mer tillgänglig med ett personligt konto. Medarbetaren kan hela tiden på sin personliga mobila enhet få information och push-notiser anpassade och skickade till just denne, vart hen än befinner sig.
Ett butikskonto i en butik där det jobbar 15 olika medarbetare gör att detta personligt anpassade flöde av information inte fungerar, och en massa nytta och funktion med det sociala intranätet går om intet.
Vissa butikskedjor väljer att ha butikskonton för att spara in en slant. MEN, när man med ett socialt intranät gör information mer tillgänglig och personligt anpassad för den anställde minskar man mejlandet runt om i organisationen och ringandet till HK med frågor. I det stora hela sparar man tid och ökar effektiviteten. Och som välkänt är att sparar man tid så sparar man pengar!
Om medarbetaren dessutom kan uppleva en större känsla av delaktighet i organisationen så kan detta även bidra till minskad personalomsättning, något som butikskedjor ofta har stora utmaningar och kostnader kring att minimera och åtgärda.
Så, vi tror att det är en bättre affär långsiktigt för butikskedjor och satellitorganisationer att tilldela användarkonton till individerna även om det innebär en större kostnad i det korta perspektivet.