Förvaltning och organisation – intranätets motor

Då har vi äntligen kommit till inlägget kring förvaltning och dess organisation. Intranätets fall eller dess supertrimmade motor som snabbt, säkert och med grym precision leder intranätet mot den svårtillgängliga destinationen ”användarnytta”. Det är ett ganska svårt kapitel att skriva om då resurser och kunskapen i just dessa förvaltningsorganisationer ser så väldigt olika ut. Jag har stött på organisationer med 100-tals involverade samtidigt som jag stöter på organisationer med en person som utöver sina andra arbetsuppgifter ansvarar både för innehåll, teknik, underhåll, funktionalitet och utveckling.

Inför en föreläsning kring ”aktiva intranät som skapar verksamhetsnytta” gjorde jag en del research med ett trettiotal intranätansvariga runt om i Sverige och Danmark. Frågan var vilken faktor de tyckte var den mest avgörande för att skapa ett framgångsrikt intranät.

Svaret var entydigt och kraftfullt, nämligen ”en bra förvaltning”.

Vad är då en bra förvaltning?

Det faktum att man är en stor organisation med massor av involverade behöver nödvändigtvis inte betyda att ens intranät levererar hög användarnytta. Det gäller ju att göra rätt och där är det en mängd andra parametrar att förhålla sig till. Det viktiga är att fokusera på rätt aktiviteter, ha ledningen med sig, ha tydliga mål, en fastställd strategi, användarna i fokus, följa upp sitt arbete och förstå att ett intranät aldrig är färdigt. I jakten på användarnyttan är det viktigt att fokusera på rätt saker, med rätt resurser.

Att säkerställa användarnyttan

För att säkerställa att intranätet verkar och utvecklas med användarnas behov i fokus bör också förvaltningsorganisationen präglas av personer, kompetenser och roller från olika delar av verksamheten. Bort från silo-tänket, intranätet ska vara ett värdefullt verktyg för många olika målgrupper i organisationen. Då måste också samarbetet präglas av just den insikten. Ju fler i organisationens olika delar som känner ägandeskap för intranätets välmående och utveckling, desto bättre är förutsättningarna att skapa något riktigt bra. Något som skapar hög användarnytta med bättre kommunikation, bättre samarbete och effektivare processer i fokus.

Fem fokusområden du bör fokusera på i jakten på den optimala förvaltningsorganisationen

Oavsett om du är en liten eller stor organisation är där ett antal områden du bör ta i beaktande i ditt arbete att skapa en effektiv förvaltningsorganisation.

#1 Ledningsgruppen är viktig för din framgång
Den vanligaste orsaken till att strategigenomföranden misslyckas är bristfällig kommunikation och support från ledning och chefer. Kroka därför arm med någon i ledningsgruppen som kan vara din ambassadör, partner och sponsor i ditt arbete med att skapa ett gynnsamt ”klimat” för intranätets utveckling och framgång. En person som också får en viktig roll att säkerställa att intranätet både är och förblir en prioriterad fråga.

#2 Involvera flera delar av verksamheten
Vilka personer, roller och kompetenser i organisationen är de som på bästa sättet kommer att bidra till en hög användarnytta? Se till att involvera dem i någon slags referens- eller styrgrupp med ett tydligt mål och mandat. Och gör inte misstaget att bara involvera de där ”smidiga” personerna, de som inte ställer krav eller spjärnar emot. Om man ska lyckas med strategigenomföranden av olika slag så måste man också tillåta att det ibland blir obekvämt, att inse att saker inte utvecklas i den riktning man planerat för.

#3 Samarbete
Om du är i en organisation med en mer organiserad ”stabsmiljö” så verka för ett bra samarbete med kommunikation, HR, IT och andra stödfunktioner. Se till att ni har en gemensam målbild, tydliga och accepterade roller och ansvarsområden och inser att ni är bryggan mellan verksamhet och teknik. Inte tvärtom.

#4 Automatisera de delar som går att automatisera
Ett exempel är innehållet på ditt intranät, se till att kvalitetssäkra det så effektivt som möjligt. Och i det arbetet ligger givetvis att utbilda dina eventuella redaktörer hur de ska gå tillväga och prioritera för att skapa ”bra” och sökbart innehåll. Om användarna får upp material som inte är uppdaterat, inte kan avgöra om det är materialet de letar efter eller ännu värre, inte hittar det. Då har förvaltningen någonstans misslyckats. Där kan du till exempel ha automatiserade notiser/påminnelser till redaktörer när till exempel en sida varit publicerad länge eller inte haft några besök. Ungefär samma funktion som en robotdammsugare, någon som gör grovjobbet medan du kan fokusera på annat. Ett intranät är ett arbetsverktyg, ingen soptipp.

#5 Involvera alla i utvecklingsarbetet
Se till att mäta din grad av måluppfyllelse kontinuerligt så att du vet om du är på rätt väg och att dina insatser ger den effekt du tänkt. Mät ur olika aspekter:

– Måluppfyllelse – når vi effektmålen?
– Användbarhet – funktionaliteten finns, hur ser användbarheten ut?
– Ren statistik – gällande till exempel sidvisningar, antal klick, använd ”device” och så vidare

Skapa medvetenhet kring både positiva resultat och förbättringsområden hos dina intressenter. Lägg möda på att premiera och redaktionellt synliggöra beteenden i ”rätt” riktning vad det gäller användandet av intranätet. Det driver förändring i positiv riktning.

Och var inte blyg gällande de effektmål ni når som banar väg för en effektivare och mer konkurrenskraftig organisation. De kommer att vara en del av era bästa argument vad det gäller resurser och satsningar på ert intranät i framtiden.

Stort lycka till!

/Johan

Läs del 3 av Johans artikelserie “Redaktionellt arbete med effekten i fokus”

Läs del 2 av Johans artikelserie “Förändringsledning. Hur får vi med ledning, intressenter och användare på tåget?”

Läs del 1 av Johans artikelserie ”Vad ska ert intranät vara? Vad ska det inte vara?”