Intranätprojekt del 1 - Kom igång!

Det finns många utmaningar med ett intranätprojekt. Detta kan bero på bristande erfarenhet, resurser i form av tid o pengar, tekniska hinder/barriärer eller för stora ambitioner. Ibland kan det vara bättre att börja smått, ta myrsteg framåt och täppa till behoven när de uppstår. Här följer en rad tips baserat på erfarenhet av att ha genomfört över 100 intranätprojekt hos kommuner, företag och andra verksamheter. Våra genomförda intranätprojekt har varierat i storlek från endast några tiotal användare till flera tusen.

Förstudie/behovsanalys innan start av ett intranätprojekt

En förstudie till ett intranätprojekt är ett viktigt moment som kan genomföras i olika skalor. En liten och kompakt förstudie kan vara lika effektiv som en lång och omfattande. Det viktigaste är att identifiera grundbehoven för just er verksamhet.

Behoven som finns kan kartläggas genom att titta på fördelar och brister med det nuvarande intranätet och arbetssättet. Vad vill ni behålla? Vad vill ni förbättra? Sätt ihop en projektgrupp som innehåller nyckelpersoner från verksamheten och fråga dessa nyckelpersoner från vad de vill få ut av verksamhetens intranät. Vad är bra med nuvarande intranät och arbetssätt? Är det något som saknas?

Inventering av innehållet på nuvarande intranätet

Behöver ni allt innehåll som finns på intranätet idag? Behövs ett omtag med att rensa bort gammalt innehåll som inte behövs eller måste allting läsas över till det nya intranätet? Genom att inventera innehållet så rensar man bort irrelevant information som inte är till någon nytta och får en bättre överblick över vad som behöver finnas med.

Kravspecifikation

Behovsanalysen tillsammans med innehållsinventeringen resulterar i en kravspecifikation. Med vilka funktioner ska ni tillgodose de behov och det innehåll som ni precis har inventerat? Ska information som tidigare har legat i dokument fortsätta göra det eller ska de presenteras i en annan form på intranätet, t ex wikis, bloggar eller textsidor? Finns det önskemål från personer i projektgruppen om att t ex rutiner ska ligga i en wiki istället för ett supertungt Word-dokument som det gör på befintliga intranätet? Kravspecifikationen ska täcka grundbehoven ni har för verksamhetens intranät.

Testa och utvärdera

Med ett smart intranät som Spintr så kan ni enkelt och kostnadsfritt prova er fram ifall behoven och önskemålen som framkommit i kravspecifikationen går att uppfylla.

Här får ni svar på om ni är på rätt väg. Verkar det som att det funkar? Laborera, var flexibla och lägg inte ner för mycket arbete. Börja i liten skala och fokusera på grundbehoven. Fokusera på ”must have” snarare än ”nice to have” i detta skede.

Intranätet behöver inte vara komplett från början

Ni måste inte lägga in hela den tunga personalhandboken på en gång, för en sådan sak bidrar oftast till att lanseringen av intranätet skjuts upp x antal månader. Och när dessa månader har gått så kanske någon kommer på att ni är i färd med att skriva om större delen av era rutiner. Väntar man återigen på att dessa ska bli klara för att kunna läggas in på intranätet innan det lanseras så blir projektet ännu mer försenat.

Så - börja i mindre skala och fokusera på grundbehoven. Lyssna på önskemål från användarna för att komplettera kravspecifikationen och önskemålen om funktionalitet allt eftersom arbetet fortlöper.

Summa summarum

Ett intranätprojekt behöver inte bli en långdragen historia som aldrig ser ett slut. Börjar man i liten skala med en rimlig ambitionsnivå utifrån förutsättningarna man har så känns projektet mer greppbart. Funktions- och kravspecifikationer kan kompletteras allt eftersom behoven uppstår hos användarna.