Samarbeta smart med projektverktyg istället för att maila dokument

I ett projekt – stort eller litet – skapas en mängd information och dokument. Dessutom utbyts ett stort antal meddelanden och diskussioner mellan deltagarna, och det finns också ett antal uppgifter man ska utföra i projektet. Det är mycket effektivare att samarbeta på en gemensam projektyta i ett projektverktyg än att maila och använda filservrar som vi gjort hittills de senaste tjugo åren.

Mail och filserver inte så effektivt

Du känner säkert igen situationen när ett dokument cirkulerar i flera olika versioner och man till slut inte vet vilken som är den senaste, eller att en diskussionstråd i mailen kan bli lång och svår att följa. Och när du dyker in på filservern finns det ofta flera kopior av samma dokument. Det är svårt att veta vilket som är den gällande versionen.

Att lägga dokument på egna diskar och gemensamma filservrar, och sedan skicka kopior av dessa via mail är oftast inte så effektivt. Inte heller att föra konversationer via mail. Det tar en massa tid för oss som användare och det skapar en osäkerhet.

En annan nackdel är att det är svårt att få en överblick över projektet. Dokumenten ligger i bästa fall hyfsat ordnade på en gemensam filserver, men ofta är de spridda i deltagarnas mail eller på deras datorer. Och diskussionerna, vändningarna - och historiken i projektet är ofta gömd i trådar i mailen. Som ny deltagare i projektet blir därför startsträckan lång och i projektet måste onödig tid ägnas åt informationsspridning och som deltagare eller intressent har du svårt att överblicka vad som görs eller ska göras.

Det är smartare att istället dela gemensam information, dokument och diskussion på en plats istället för att skyffla runt den. Det är effektivare för dig som deltagare och ger också bättre överblick för alla. Ett projektverktyg är en gemensam plats för projektinformation och innehåller oftast funktioner för aktivitetsflöde, diskussion, filer, noteringar och att-göra-uppgifter som stödjer din arbetsgrupp i samarbetet. Här är några tips om hur du kan nyttja dessa.

En version av ett dokument

Till en början - sluta skapa dokument för allt och inget. Varje dokument kapslar in informationen och kräver extra klick av användaren. Ett dokument är därför bäst att använda som format när en information ska formaliseras som exempelvis ett projektdirektiv, plan eller ett avtal. Det ska då kunna ”stå för sig själv” och kunna skrivas ut (ex för underskrift). Noteringar, meddelanden eller mötesanteckningar är bättre att lägga i diskussionsflödet eller i funktionen för noteringar.

Dokument som är gemensamma lägger du på den gemensamma projektplatsen och därifrån skickar du länkar till andra deltagare om det behövs. Vill man kommentera dokumentet gör man det i anslutning till dokumentet (och du som dokumentägare blir notifierad). Förutom att det då blir en gällande version av ett dokument som så blir det lättare för nya deltagare att ta del av historiken.

Noteringar som noteringar

Anteckningar i arbetet eller noteringar från exempelvis möten behöver inte göras till dokument. Bättre då att lägga som just notering i noteringsfunktionen i ditt projektverktyg. På så sätt ödslar du inte tid på formatering och hantering av dokument. Dessutom blir dina noteringar lättare tillgängliga (inte inkapslade in i onödan) för dig själv och för övriga deltagare om du vill.

Noteringar är ofta en färskvara, dvs de svalnar i betydelse ju längre tid det går och projektet går framåt. Lyft därför ut beslut och aktiviteter ni bestämmer till uppgiftsfunktionen på er projektplats.

Uppgifter till alla

Använd uppgiftsfunktionen i ditt projektverktyg till att sätta upp aktiviteter som projektet ska lösa. Ge uppgiften en rubrik, en beskrivning och eventuellt en punktlista, ett datum (om relevant) och en tilldelad deltagare.

Förutom att den som får uppgiften tilldelad till sig själv får det tydligt för sig själv så blir överblicken bättre för alla över vad står framför hela projektet. Det är lätt att se ”flaskhalsar” och överbelastning på deltagare och det ökar förståelse och överblick för alla. Även uppgifter som inte tilldelats någon bör sättas upp för att åskådliggöras.

Som deltagare har du i de flesta verktyg möjlighet att i en lista se alla dina att-göra-uppgifter i alla projekt du deltar i. Det blir då lättare med översikt och att prioritera dina åtaganden då.

Att-göra-uppgifterna bockas av allt eftersom och det ger en bra känsla att projektet går framåt.

Konversationer på gemensam plats

Meddelanden och diskussioner mellan flera deltagare lägger du i konversationsflödet istället för att skicka mail till grupper. Alla som är medlemmar i din projektplats kan då delta och de får upp diskussionen i sitt flöde. Om du vill uppmärksamma en specifik deltagare går det ofta att ”pinga” denna genom att skriva in dess namn. Då får denna person en speciell notifiering eller epostmeddelande för att uppmärksammas.

Med meddelanden och diskussioner i konversationsflödet minskar behovet av informationsspridning genom möten. En stor dela av information, kunskapsutbyte och resonemang finns tillgängligt och ger dessutom en historik för nya deltagare.

Få det att hända

Det är effektivare att driva projekt på gemensam plats istället för att maila information och dokument, men hur får du det att hända? Hur får man folk att arbeta på det effektivare sättet?

Att föregå med gott exempel är såklart en bra metod men det är ännu effektivare om ni som grupp eller organisation kommer överens om hur ni ska jobba. Tillsammans kan ni träna in era arbetssätt och rutiner och när ni känner er trygga med det blir ni effektiva som grupp. Det finns också coach-hjälp som kan hjälpa er komma igång, utbilda och förstärka er effektivitet.

Läs mer: 5 tips för att aktivera dina kollegor på intranätet

Lycka till med ditt projektsamarbete istället för mailande!