Vad ska ert intranät vara? Vad ska det inte vara?

I jakten på intranät som faktiskt skapar riktigt och mätbart värde bör ditt fokus ligga mer på användarna och deras behov än på själva tekniken.
Målet bör alltid vara att skapa ett intranät utifrån användarnas arbetsvardag, förutsättningar och utmaningar. Intranätet ska hjälpa dem att få saker gjorda samtidigt som det finns en tydlig koppling till verksamhetsmålen.

Jag heter Johan Book och har alltid varit väldigt fascinerad av kommunikation, på alla plan. De senaste tolv åren har jag uteslutande fokuserat på internkommunikation och förändringsledning, områden som både ligger mig varmt om hjärtat och som jag ser en enorm potential i. Efter tolv år i Lantmännenkoncernen med bland annat tjänster som chef för internkommunikation driver jag sedan drygt två år tillbaka eget där jag bland annat hjälper företag med att skapa aktiva intranät med en tydlig koppling till verksamhetsnyttan.

Användarnyttan på intranäten är mycket låg

Jag är också en forsknings- och statistiknörd ut i fingerspetsarna, oavsett om det gäller intranätutveckling eller andra kommunikativa insatser. Och det är mig väldigt ofta till stor nytta. Ju mer du vet om det du står inför det desto bättre kommer du kunna hantera dina utmaningar och nå de effekter du är ute efter.

Ett exempel väl värt att ta fasta på är ”Web service awards” – hur mår Sveriges intranät 2015?” Där kan du bland annat läsa:

”Syftet med intranäten är oklart. Enbart 68 procent uppger att det finns ett syfte och bara 44 procent vet syftet med intranätets olika delar. Intranätansvariga tycker inte heller att medarbetarna eller ledningen använder intranätet i den utsträckning de vill. Det finns även en brist i att intranäten inte är anpassade efter medarbetarnas behov. Enbart 34 procent uppger att deras intranät är det. Om man inte vet varför intranätet finns eller vilket behov medarbetarna har så har man problem.”

Vi ser att de satsas på intranäten, runt om i hela Sverige. Men samtidigt talar statistiken sitt tydliga språk, intranäten levererar inte användarnyttan de räknat med. 75 % av intranätansvariga anser inte att deras intranät har det användande de räknat med. Detta är något som stämmer väldigt bra överens med min erfarenhet av just intranät. Så vi lägger redan en massa tid och pengar på våra intranät, men i slutändan får vi inte den utkomst vi räknat med. De investeringar vi gör i intranätet vill vi givetvis ska ge en avkastning i form av positiva effekter som gynnar organisationen.

Det finns några tydliga framgångsfaktorer för de som faktiskt lyckas

Jag har genom åren haft den stora fördelen att både få driva, stötta och titta innanför väggarna på väldigt många intranätprojekt. Med stöd i erfarenhet och undersökningar har jag fått en väldigt bra inblick i vilka faktorer det är som kommer att skapa framgång för ditt intranät. För vissa intranätsatsningar lyckas väldigt bra, men de allra flesta får tyvärr inte den utväxling de planerat för sina intranät. Och det finns några tydliga framgångsfaktorer som alla de som lyckas delar. Och det är just om detta som denna artikelserie om sex inlägg kommer att handla om:

Vad ska ert intranät vara? Vad ska det inte vara?
Förändringsledning. Hur får vi med ledning, intressenter och användare ”på tåget”
Segmentera och prioritera målgrupper. Lära känna målgrupperna och deras behov, förstå både affär och arbetsvardag
Mål, konkreta och mätbara efter olika målgrupper. Hur ser nuläget ut? Hur ser det önskade läget ut?
Redaktionellt arbete – från klick till effekt
Förvaltning och organisation – intranätets motor

Jag kan redan nu varna för att seriens två första inlägg kommer bli lite mer mastiga inlägg än de fyra sista. De är själva grunden för ett lyckosamt intranätprojekt/utveckling och därför har jag valt att ge dem både mer tid och mer utrymme. Jag hoppas du får en både trevlig och nyttig läsning där du får med dig kunskap som du direkt kan applicera i ditt arbete.

Intranät, ett verktyg för att nå effekter

Först ut är då inlägget som handlar om ”Vad ska ert intranät vara? Vad ska det inte vara?”. En viktig punkt att ta fasta på då många faktiskt ”glömmer” bort att gjuta en ordentlig grund för sitt intranätarbete. Alltför många hamnar i fällan att just bara skapa ett intranät, vilket ju inte kan vara ett självändamål i sig? Om du inte har klart för dig vad du vill skapa för effekter med ditt intranät hur ska du då kunna följa upp ditt arbete och veta när du nått dina mål?

”Om det inte var för de jäkla användarna skulle det vara busenkelt att ta fram ett bra intranät”
Intranätkonsult 2009

Intranät är ett verktyg för att skapa en massa positiva effekter i organisationen, administrativa såväl som kunskaps- och samarbetsmässiga. Och det är dessa effekter som måste vara målbilden när du bestämmer vad ditt intranät ska vara respektive inte vara. Jag får ofta höra att ”allt” ska finnas på intranätet, vilket bara kommer bli dyrt och resursineffektivt. Däremot ska ”allt” som skapar användarnytta för dina medarbetare finnas där. Det är en milsvid och viktig skillnad. Därför är det så viktigt att redan från början bestämma vad intranätet faktiskt ska vara. Och vad det inte ska vara.

Människa först, teknik sen

Tekniken och dess funktionalitet fyller givetvis en viktig funktion när du väl har grunden på plats. Och grunden är viktig, faktiskt totalt avgörande om du vill skapa ett intranät som aktivt och tydligt bidrar till både användar- och verksamhetsnytta. Det är grymt kul med all ny teknik och funktionalitet, och det är väldigt lätt att haka på tåget att vilja nyttja allt.

Men på andra sidan står användarna som knappast vare sig känner behovet av eller behöver alla nya fräcka lösningar. Framgångsrikt intranätarbete kräver stor kännedom om sina målgrupper, deras behov och förutsättningar. När du väl har det har du en bättra kunskapsgrund att stå på när det gäller att välja inriktning och vilka funktionaliteter du bör satsa på, på både kort och lång sikt. Förmågan att prioritera ditt arbete och dina satsningar kommer att vara en framgångsfaktor, det kan du vara säker på.

Fyra grundläggande frågor du bör ställa dig om du vill skapa riktig användarnytta

Intranätet är ett verktyg för att nå olika effekter, det får du aldrig glömma bort. Och då gäller det att skapa förutsättningar för intranätet och organisationen bakom att bidra till just de effekterna. Det är viktigt att den övergripande planen grundar sig i just din verksamhets behov, mål och förutsättningar. Därefter väntar delmål, effektmål, uppföljningar och åtgärder, allt i jakten på att nå de grundläggande effektmålen.

Vilka fyra frågor bör du då ställa dig för att i hög grad säkerställa att ditt intranät i slutändan kommer att bli just det du vill ha?

Backa bandet till det huvudsakliga syftet.
Vad ska effekten av vårt intranät vara? För vem? När? Hur? Ju bättre strategisk grund du gör från start, desto lättare kommer det att bli att skapa ett aktivt intranät där du lätt kan följa upp och förbättra användarnyttan både gällande funktionalitet, innehåll och utseende.
Kunskap om dina målgrupper.
Du har inte en målgrupp, utan flera. Om det du gör ska passa alla passar det till slut ingen. Målgrupperna ser olika ut beroende på vad de arbetar med, roller, samarbetsformer och så vidare. Till exempel så har förmodligen inte ekonomiansvarige, säljaren och mekanikern vare sig samma behov eller förutsättningar vad det gäller att skapa användarnytta för just dem. Så glöm inte att segmentera dina målgrupper.
Hur ska du möta ledningens behov vs användarens?
Ofta kan ledningen ha en bild av vad ett intranät ska vara och bidra till. Något som kan skilja sig markant från användarnas behov. Där gäller det att vara tydlig, kan vi inte möta användarnas behov så kommer vi inte skapa ett aktivt intranät som bidrar till verksamhetsnyttan. Balansen mellan vad din beställare vill och användarna behöver är något du måste balansera mellan.
Vad ska vi mäta? Hur ska vi mäta det?
Att mäta är en viktig del för att kunna ta kunskapsbaserade beslut i förbättringsarbetet. Glöm inte ditt grundläggande syfte och mål med intranätet, tar ni er närmre dem? Mät, analysera och skapa förbättringsåtgärder med fokus på:
– Måluppfyllelse – effektmålen?
– Användbarhet – funktionen finns, hur ser användbarheten ut?
– Ren statistik – gällande till exempel sidvisningar, antal klick, använd ”device”

Jag hoppas att du haft nytta av mitt inlägg kring ”Vad ett intranät ska vara och inte vara”. Nästa gång är det dags för ett inlägg gällande förändringsledning, ett strukturerat tillvägagångssätt för att ledsaga individer, grupper och organisationer från ett nuläge till ett önskvärt framtida läge. Tills dess, glöm inte att framgångsrikt intranätarbete är en kombination av hjärna och jäklar anamma.

Lycka till, Johan Book

Intranet