Då har vi kommit till inlägget kring hur du ska tänka och agera för att skapa riktig nytta för dina användare och på det viset nyttja intranätet för att nå din organisations verksamhetsmål. För det är precis vad det är, ett verktyg för att effektivisera och stötta arbetet med att nå era uppsatta mål. Inget annat.

Jag är ofta ute och pratar om framgångsrika strategigenomföranden, antingen i utbildningar, föreläsningar eller rent genomförandemässigt. Inte sällan hamnar jag i frågor kring just intranät och deras ibland tynande tillvaro. Man kan ta världens bästa strategiska beslut men om inte människorna som ska leva strategin är med på banan så kommer den där eftertraktade effekten att utebli. Trots det så läggs det idag förvånande liten ansträngning på själva strategigenomförandet och på de som ska leverera effekten av den. Att faktiskt prioritera på riktigt, våga prioritera bort, följa upp och säkerställa att vi närmar oss det önskade läget. Det gäller också våra intranät i hög grad.

Dags att tuffa till oss

Statistiken talar sitt tydliga språk, intranäten levererar inte användarnyttan vi räknat med. 75 % av intranätansvariga anser nämligen inte att deras intranät har det användande de räknat med. Användarnyttan på våra svenska intranät är inget man skryter högt om inför andra. Jag hör ju definitivt fler som beklagar sig och jag har själv varit där. Det erkänner jag mer än gärna. Det är ett tufft och utmanande ansvar intranätansvariga har. Många munnar att mätta, den ena hungrigare än den andre. Vi måste våga tänka mindre specifika målgrupper och deras behov, om vi bara arbetar med fokus på att allt på intranätet ska passa alla så passar det till slut ingen.

”Men vi kommer att gå på några nitar, vi kommer att behöva vara obekväma och vi kommer framför allt behöva säga nej till en massa saker. Till exempel att lägga tid på innehåll eller utveckling som vare sig är prioriterat eller skapar värde.”

Jag är övertygad om att om vi tuffar till oss, blir stolta som tuppar över vår kompetens, prioriterar vårt arbete med att stötta verksamhetsmålen, kavlar upp ärmarna, drar på lite extra skinn på näsan och visar på ett konkret värde av våra insatser så kommer vi sakta men säkert skapa den där användarnyttan vi alla ser där borta i slutet av regnbågen.

Få gehör för dina behov och utmaningar

Ju mer du ser ditt intranät och ditt nedlagda arbete som en integrerad del i din organisations strategiska arbete, desto mer kommer du att kunna prioritera dina insatser men också få gehör för dina behov och utmaningar. Oavsett om vi pratar bättre samarbete, effektivare processer eller bättre kommunikation så bör du alltid luta ditt arbete mot din organisations konkreta strategigenomförande och måluppfyllelse.

Om inte intranätet är prioriterat i ledningsgruppen kommer det vara fortsatt svårt att få tillräckliga resurser för att skapa riktig användarnytta. Jag lovar att ledningsgruppen och din chef kommer att lyssna mycket mer på dig och dina kollegor om du/ni kan visa att ni faktiskt fungerar som en accelerator av de strategiska aktiviteterna som ligger just dem varmast om hjärtat.

”Men för att bli kung eller drottning inför din chef eller ledningsgruppen
så måste du börja prioritera. Stenhårt.”

Och om vi pratar om att prioritera och lära känna våra målgrupper så är både din chef och ledningsgruppen en viktig sådan. Kanske den viktigaste. Så se till att lära känna människorna i den. Hur tänker de? Vad prioriterar de? Hur ser deras behov ut? Ju mer du har insyn i hur de fungerar desto enklare kommer du ha att sälja in och argumentera för dina insatser.

Lära känna dina målgrupper och deras behov, förstå både affär och arbetsvardag

För att hamna i det läget måste vi ju då kunna visa på att användarnyttan bidrar till något rent konkret, något som bidrar till det viktigaste för din organisation. Att nå sina uppsatta mål. Och då måste vi ju börja från grunden.

Det många gör fel i både grundarbetet och därmed löpande är att de slår ihop alla medarbetare till EN målgrupp. Att skapa någon slags nytta för alla. Och det kan givetvis ligga som en bas för intranätet, men sen måste man börja segmentera målgrupper på allvar. Till exempel skiljer sig förmodligen behoven för verkstadsmekanikern, säljaren och ekonomiansvarige åt ganska rejält. Den kringresande säljaren måste kanske nå priser och avtal snabbt via mobilen, verkstadsmekanikern måste snabbt kunna hitta reservdelar och kanske konsultera en kollega på annan ort och den ekonomiansvarige kanske måste få tag på de senaste siffrorna.

Tre steg att lära känna och skapa nytta för dina målgrupper

För det första vill jag ödmjukt tillägga att jag är fullt medveten om att resurserna för att förvalta och utveckla våra intranät är förhållandevis små. Desto viktigare blir det för dig att prioritera ditt nedlagda arbete och kunna visa riktig och värdefull effekt. Du måste se med sunda ögon på dina förutsättningar och vara så resurseffektiv det bara går. Därför måste du prioritera ditt arbete hårt och kontinuerligt följa upp dina insatser så att du säkerställer att dina aktiviteter ger en effekt i rätt riktning.

  1. Du måste identifiera dina viktigaste målgrupper i jakten på uppnådda verksamhetsmål för din organisation.
  2. Vilka behov har de? Det avgör gör du bäst i samråd med dem och deras chef. Vilka arbetsuppgifter skulle kunna underlättas/effektiviseras av en lösning på intranätet? Hur skulle den kunna se ut? Spendera tid med dem, ställ nyfikna frågor och identifiera både surdegar och utvecklingsmöjligheter.
  3. Definiera mål och syfte med respektive målgrupp och se för allt i världen till att det är mätbart och att du följer upp och åtgärdar. Så att du kan visa värdet av dina insatser. Glöm aldrig bort det.

Då lider detta inlägg mot sitt slut och jag hoppas att det varit både uppfriskande och provocerande. Om vi tittar på användarnyttan på våra intranät idag så har det någonstans på vägen misslyckats, kört i diket. Och då måste vi granska vårt arbete, våra prioriteringar och vårt förhållningssätt till både teknik, människa och uppnådd effekt. Och det kan givetvis vara jobbigt, men vem har sagt att det ska vara lätt?

För att göra det lite lättare för dig så kommer nästa inlägg att handla om hur du sätter konkreta mätbara mål för dina prioriterade målgrupper. Och hur du följer upp dem.

Ha en härlig dag och kämpa på med ditt intranät. Men arbeta inte bara hårt, utan smart också!

/Johan

Läs mer

Kunskapsarbetare – dags för fokus och gränsdragning

Då har vi kommit till inlägget kring hur du ska tänka och agera för att skapa riktig nytta för dina användare och på det viset nyttja intranätet för att nå din organisations verksamhetsmål. För det är precis vad det är, ett verktyg för att effektivisera och stötta arbetet med att nå era uppsatta mål. Inget […]

Läs mer