Att implementera en digital arbetsplats som blir så bra att innehållet blir självgenererande är en utmaning. En framkomlig väg är att göra användarna till medskapare redan från början.

Ägarskap genom medskapande

”Tänk efter före” är ett återkommande uttryck när olika projekt diskuteras. Dessvärre får analys och planering ofta stå tillbaka för parametrar som tid och kostnad. När jag fick uppdraget att projektleda design och innehåll för Diös Fastigheters digitala arbetsplats lade jag tyngdpunkten på att utmana de geografiskt spridda användarna.

Laga efter läge

Genom djupintervjuer med tänkta användare fångade vi de olika behov och förväntningar som fanns. Underlaget använde vi för att skapa fiktiva karaktärer, så kallade personas, som fick personifiera de olika användargrupperna. Representanter från användargrupperna bjöds därefter in till en panel som redan från start utmanades att forma sin framtida digitala arbetsplats. Tillsammans utformade vi visionen, målen och spelreglerna för projektet med utgångspunkt från den verklighet och de förutsättningar som den digitala arbetsplatsen skulle existera inom.

Användardrivet innehåll

Önskelistan på olika funktioner och innehåll var tidvis lång men genom att hela tiden utmana användarna med frågor som varför och vem, hamnade flera av punkterna på ”nice to have-listan”. När lanseringen gjordes var den digitala arbetsplatsen långt ifrån färdig. Och någon önskan om att den någonsin ska bli det finns heller inte. Istället fortsätter användarna att driva innehållet. Genom att tänka efter före, laga efter läge och utmana användarna resulterade projektet i en användardriven digital arbetsplats istället för i en centralstyrd informationsplats. Dessutom fick Diös Fastigheter motta priset ”Nordens bästa intranät” som i år har bytt namn till ”Nordens bästa digitala arbetsplats”.
Tips på vägen mot en användardriven digital arbetsplats

  • Respektera användarna – syftet med en digital arbetsplats är att underlätta arbetet, uppmuntra samarbete och kunskapsöverföring. Underskatta därför aldrig vikten av en grundlig behovsanalys. Den tid och energi som du lägger på förstudien har du igen tio gånger om.
  • Skapa en logisk struktur – den digitala arbetsplatsen är en spegling av den fysiska. Låt användarna testa strukturen och observera deras beteende på den digitala arbetsplatsen. Utvärdera, revidera och testa igen.
  • Agera grindvakt – häll inte över gammalt innehåll utan att först försäkra dig om att det finns en innehållsansvarig som kan svara på frågan om varför innehållet är väsentligt, för vem och på vilket sätt.
  • Acceptera att den digitala arbetsplatsen aldrig blir klar – börja smått och låt användarnas behov driva innehållet. En digital arbetsplats måste liksom den fysiska arbetsplatsen anpassas till förändrade villkor. Den dag du känner att ”nu är vi klara”, då är det dags att lägga ner.

Karin Falkeström, Lyssna Kommunikation: Soloprenör som drivs av att utveckla människor och organisationer genom att identifiera, odla och lyfta fram det som har potential att växa. Med trovärdighet, respekt och enkelhet som ledord formar jag, tillsammans med mina uppdragsgivare, kommunikation som skapar positiv förändring. Oftast med berättelsen som utgångspunkt. Exempel på uppdrag är förstudie och implementering av Diös Fastigheters digitala arbetsplats som 2015 vann utmärkelsen ”Nordens bästa intranät”.

Läs mer

Intranätprojekt del 1 - Kom igång!

Att implementera en digital arbetsplats som blir så bra att innehållet blir självgenererande är en utmaning. En framkomlig väg är att göra användarna till medskapare redan från början. Ägarskap genom medskapande ”Tänk efter före” är ett återkommande uttryck när olika projekt diskuteras. Dessvärre får analys och planering ofta stå tillbaka för parametrar som tid och […]

Läs mer